秘書/Secretary(contractor)

職位描述

職位描述：

1. Job responsibilities

Provide professional secretarial support to ISRM and ensure that confidentiality is maintained at all times

Assist ISRM and IT managers (4) with travel plans, itineraries and agendas, ensuring documents and logistics are prepared in advance; Prepare travel and business expenses claims report

Manage ISRM calendar and emails

Gather and consolidate region budgets, country cards

Generate IS Region monthly reports

Build and consolidate presentations

Visitors reception and logistic arrangement

Set-up meetings and conference call. Meeting room booking, pre-meeting set-up, notes taking on meetings and drafting meeting minutes

Sending, tracking, receiving and distributing regular mails and express mails

Filing, faxing, photocopying

Simple translation

Any other ad hoc tasks

2. Key Skills 

Proficiency in English

Good working knowledge of MS Office, especially PowerPoint

Good inter-personal and communication skills

3. Desired personality traits 

Self-motivated and cooperative; 

Detail-oriented, well-organized and service-minded;

Able to handle highly confidential information;

Good problem-solving and decision-making skills

Flexible; ability to work accurately, with minimal supervision