Executive Assistant（contractor)

職位描述

Essential Duties and Responsibilities

1. Assist in the preparation of documents (PowerPoint, word, excel) and as required take meeting minutes and follow-up to ensure close of action items. 

2. Responsible for making travel arrangements including booking flights, reserving hotels, registering for meetings and seminars, and car rentals. 

3. Set-up, coordinate and schedule meetings and conferences including global dial in and web meetings. Manage the managers’ calendar and schedule meetings at times that work best. Also responsible for reminders of upcoming meeting dates with time and location. 

4. Prepares and maintains the business calendar.

5. Internal and external interface with different level executives/leaders. Maintain high level of confidentiality to sensitive information throughout the organization.

6. Perform general clerical duties to include but not limited to: photocopying, faxing, mailing, and filing. 

Office Admin support.

      Qualifications:

• College degree and above;

• More than 3 years’ working experience in secretary or executive support role in multinational company 

• Outstanding cross-functional /APAC communication and coordination skills and influencing skills;

• Able to well handle multi tasks

• Pro-active and get things done promptly and with accuracy;

• Fluent in written and spoken English;

• Excellent skills in Power point, Word, Excel.