采購行政專員

職位描述

行政助理職責

    

1.運營管理

    

1.1負責接待病人、家屬和訪客，接聽來電，收發信件快遞等；

    

1.2協助維持中心秩序，滿足病人照護需求，并維護接待區整潔有序；

    

1.3協助護士長確保中心整潔，協調和督導保潔保安人員的日常工作，確保所有設施、設備和用品得到妥善使用和維護；

    

1.4能及時有效地獨立處理或協助中心管理層解決患者/客戶投訴；

    

1.5負責工作人員考勤記錄，編制統計報告定期向總部匯報。

    

2.行政事務

    

2.1為臨床團隊提供行政文書支持，包括但不限于對中心行政文書的復印，傳真，郵寄和歸檔，維護電子文件系統，對中心重要文書的記錄、備案和維護；

    

2.2負責匯總中心運營數據和結果，協助中心負責人及時、準確地向總部報告經營業績，協助完成預算和支出報表；

    

2.3安排和協調中心例會及中心管理人員與總部的管理會議，負責會議紀要和督辦；

    

2.4負責中心辦公用品的庫存管理；

    

2.5定期協助完成客戶滿意度調查和統計工作。

        

采購物流職責

    

1.采購管理

    

1.1嚴格按照公司采購制度和流程，實施中心日常運營所必須的藥品、設施、耗材、用品和服務等采購工作，滿足中心臨床和運營需求；

    

1.2負責所有當地采購合同的及時更新和談判，確保競標，并符合總部采購指令；

    

1.3協助中心負責人評估和管理主要供應商和供應關系，確保采購價格和采購條件符合中心***利益；

    

1.4參與法律部門編制采購合同條款，提供一線建議；

    

1.5確保采購的物品符合臨床要求，做好相應資料的管理，包括三證在有效期內；

    

1.6負責保存采購工作的必要原始記錄，做好統計和定期上報工作。

    

2.物流管理

    

2.1驗收貨物入庫，審核相關單據，積極配合庫房管理人員保質、保量完成采購貨物的入庫；

    

2.2負責安排患者藥品和耗材的上門/就近配給配送；

    

2.3配合分析倉庫進出庫數量，協助庫房管理，以確保準確性和時效性。

    

3.信息管理

    

熟練準確地運用中心管理軟件進行采購信息及數據的采集和匯總，創建和維護采購相關數據庫(供應商信息、合同定價細節)，定期向總部匯報。